ADMINISTRADOR DE ATENCIÓN SANITARIA DOMICILIARIA
Norfolk, VA
ADMINISTRADOR DE ATENCIÓN SANITARIA DOMICILIARIA
Tiempo completo • Norfolk, VA
En Silver Care LLC, nuestra misión es brindar servicios seguros y rentables a las personas mayores que garanticen la calidad y la satisfacción del cliente. Silver Care LLC es una empresa familiar que brinda el mejor servicio de atención médica domiciliaria a Hampton Roads y el condado de Southampton en el estado de Virginia. El servicio de alta calidad es la piedra angular de nuestro negocio. Sabemos que su primera prioridad al elegir un proveedor de atención médica en el hogar es encontrar a alguien en quien pueda confiar. Alguien que cuide de su ser querido como usted lo haría, y como nosotros lo haríamos con el nuestro.
Responsive recruiter
Departamento: Administración
Reportes a: Liderazgo Ejecutivo
Estado laboral: A tiempo completo
Salario inicial: 22,00–25,00 $ por hora, según la experiencia y las cualificaciones
Horario: Según se asigne según las necesidades operativas de la agencia
Reportes a: Liderazgo Ejecutivo
Estado laboral: A tiempo completo
Salario inicial: 22,00–25,00 $ por hora, según la experiencia y las cualificaciones
Horario: Según se asigne según las necesidades operativas de la agencia
Resumen del puesto
El Administrador de Atención Sanitaria a Domicilio es responsable de mantener las operaciones administrativas diarias de la agencia de atención domiciliaria. Este puesto es el principal recurso administrativo interno, responsable de garantizar que la preparación de nóminas, la documentación de empleados y clientes, los registros de cumplimiento, los procedimientos de oficina, la comunicación y las funciones administrativas generales se realicen de manera precisa y puntual.
El Administrador de Atención Sanitaria a Domicilio debe ser altamente organizado, fiable, profesional, detallista y capaz de gestionar de forma independiente múltiples prioridades administrativas en un entorno sanitario acelerado.
Este puesto trabaja estrechamente con la Dirección Ejecutiva, el Administrador del Departamento de Agendas, el personal de enfermería, cuidadores, clientes, familias, fuentes de derivación y otros miembros del equipo administrativo.
Deberes y responsabilidades esenciales
Nóminas y Medición del Tiempo
- Prepara y revisa la información semanal de nóminas antes de enviarla.
- Revisa los registros de control de tiempo de los empleados para comprobar su exactitud y integridad.
- Identifica fichaciones que faltan en las entradas, fichas, entradas de horas incorrectas y otras discrepancias en la nómina.
- Comunícate con empleados y supervisores sobre las correcciones necesarias en la nómina.
- Mantén la documentación e informes relacionados con la nómina.
- Asegúrate de que los kilometrajes aprobados, reembolsos, deducciones y otros elementos autorizados de nómina estén debidamente documentados.
- Mantener la confidencialidad de la nómina y la información de los empleados.
- Enviar la información de nóminas completada a la dirección designada para su revisión y aprobación final.
- Mantener registros de nóminas organizados conforme a la política de la agencia.
Registros y cumplimiento de empleados
- Mantener archivos de personal de empleados completos y organizados.
- Asegúrate de que los documentos laborales requeridos se reciban y se introduzcan correctamente en los sistemas de la agencia.
- Controlar las fechas de caducidad de licencias requeridas, certificaciones, RCP/primeros auxilios, identificación, permisos de conducir, formación y otra documentación requerida.
- Ayuda con la incorporación y la documentación de orientación de los nuevos empleados.
- Supervisar la finalización de la formación anual obligatoria.
- Notifica a la dirección adecuada cuando las credenciales o documentación requerida de los empleados estén a punto de expirar.
- Mantener registros electrónicos y físicos precisos de los empleados.
- Mantener los registros organizados y listos para auditoría.
- Asistir a la dirección con la documentación de personal, acciones correctivas, evaluaciones de desempeño y otras funciones administrativas de RRHH según se indique.
Registros administrativos del cliente
- Mantener archivos administrativos de clientes precisos y organizados.
- Asegúrate de que la documentación requerida por el cliente se reciba, escanee, suba y se archive adecuadamente.
- Ayudar con la documentación administrativa de la admisión para nuevos clientes.
- Trabaja con el personal de enfermería y de programación para asegurarte de que los documentos necesarios estén disponibles antes de que comiencen los servicios.
- Vigila los archivos para detectar documentación perdida o caducada.
- Mantener la confidencialidad de la información de los clientes de acuerdo con la HIPAA y los requisitos de la agencia.
Administración de Oficinas
- Mantener la organización diaria y la gestión profesional de la oficina.
- Contesta y gestiona los sistemas telefónicos multilínea de forma profesional.
- Recibir, escanear, enviar por fax, copiar, subir, distribuir y archivar documentos.
- Supervisa los correos administrativos y asegúrate de realizar el seguimiento adecuado.
- Prepara cartas, informes, formularios, hojas de cálculo y otra correspondencia empresarial.
- Mantener sistemas organizados de archivo electrónicos y físicos.
- Recibe y dirige adecuadamente el correo y la correspondencia entrantes.
- Mantén el material de oficina y avisa a la dirección cuando sea necesario pedir suministros.
- Mantener la apariencia profesional y la organización de las zonas de recepción, conferencias, cocina y oficinas comunes.
- Asistir al Liderazgo Ejecutivo con proyectos, reuniones, eventos, presentaciones y asignaciones especiales.
- Mantener calendarios administrativos, plazos y actividades de seguimiento requeridas.
Coordinación del Departamento de Programación
El Administrador de Atención Sanitaria a Domicilio trabajará en colaboración con el Administrador sobre el Departamento de Agenda , pero no asumirá la responsabilidad principal de la programación diaria a menos que la dirección ejecutiva lo indique específicamente.
El Administrador de Atención Sanitaria a Domicilio deberá:
- Comunica las discrepancias en nóminas y control de tiempo que afectan a las horas programadas.
- Ayuda con la documentación administrativa relacionada con la asistencia de empleados.
- Asegúrate de que la documentación de programación que afecta a la nómina se mantenga correctamente.
- Comunicar los problemas de cumplimiento de los empleados que puedan afectar la elegibilidad de un empleado para trabajar.
- Proporcionar apoyo administrativo cuando las emergencias operativas requieran asistencia adicional.
El El Administrador del Departamento de Programación mantiene la responsabilidad principal de la programación, la cobertura de cuidadores, los turnos abiertos, las ausencias, las horas previstas, las horas completas y la cobertura del cliente.
Cumplimiento y Aseguramiento de la Calidad
- Ayudar a mantener el cumplimiento de la agencia con los requisitos federales, estatales, de pagadores y de la empresa aplicables.
- Mantener registros administrativos en preparación para auditorías, inspecciones y revisiones.
- Ayuda con la documentación de Medicaid, pago privado, pagador externo y fuente de derivación según se asigne.
- Supervisa las credenciales y documentación de los empleados para garantizar el cumplimiento.
- Identificar la documentación que falta y comunicar inmediatamente las preocupaciones a los responsables correspondientes.
- Sigue las políticas y procedimientos establecidos de la agencia.
- Mantener una estricta confidencialidad respecto a clientes, empleados, nóminas y operaciones de la empresa.
- Informa a la dirección ejecutiva de posibles preocupaciones de cumplimiento o infracciones de las políticas.
- Ayudar a mantener registros administrativos organizados y listos para auditoría.
Comunicación y profesionalidad
El Administrador de Atención Sanitaria a Domicilio debe:
- Demuestra comunicación profesional en todo momento.
- Mantener la confidencialidad y ejercer el juicio adecuado al manipular información sensible.
- Comunícate respetuosamente con empleados, clientes, familias, proveedores y socios comunitarios.
- Sigue la cadena de mando de la agencia.
- Evita los cotilleos en el trabajo y la divulgación inapropiada de información confidencial.
- Mantén los límites profesionales.
- Responder a solicitudes administrativas dentro de los plazos establecidos.
- Acepta la retroalimentación constructiva y las orientaciones correctivas de forma profesional.
- Demuestra liderazgo, responsabilidad, integridad y fiabilidad.
Requisitos mínimos
- Se requiere diploma de secundaria o GED; Se prefiere un título de Asociado o Grado en Administración Sanitaria, Administración de Empresas, Servicios Humanos o un campo relacionado.
-
Mínimo de 2–3 años de sólida experiencia administrativa en atención domiciliaria, atención personal, sanidad o un entorno regulado relacionado.
-
Se prefiere un mínimo de 2–3 años de experiencia demostrada en preparación de nóminas, control de tiempo y/o administración de nóminas.
-
Se requiere una sólida experiencia en cumplimiento de empleados, seguimiento de credenciales, documentación de personal y mantenimiento de archivos listos para auditoría.
- Experiencia revisando hojas de horas de empleados, fichajes perdidos de entrada/salida, discrepancias en nóminas, kilometrajes, reembolsos y otra documentación relacionada con nóminas.
- Experiencia en el mantenimiento de registros de empleados y clientes y en asegurar que la documentación requerida sea completa, precisa y actualizada.
- Experiencia con la incorporación de nuevos empleados, documentación de orientación, credenciales de empleados, registros de RCP/primeros auxilios, requisitos de formación anual, permisos de conducir, identificación y otra documentación de cumplimiento.
- Se prefiere ampliamente la experiencia en atención domiciliaria o en agencias de cuidado personal.
- Se prefiere familiaridad con Medicaid, sistemas EVV/cronometría, documentación sanitaria y requisitos regulatorios aplicables.
- Sólidas habilidades en informática, entrada de datos, correo electrónico, hojas de cálculo y Microsoft Office.
- Capacidad para aprender y utilizar eficazmente los sistemas de programación de la agencia, nóminas y documentación electrónica.
- Excelentes habilidades organizativas con la capacidad de mantener de forma independiente las operaciones de la oficina y la documentación administrativa.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para escribir con precisión y eficiencia.
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir con los plazos semanales de nómina, cumplimiento normativo y administrativos.
- Capacidad para mantener la confidencialidad al tratar información sensible de empleados, clientes, nóminas y empresa.
- Debe demostrar excelente asistencia, puntualidad, profesionalidad, confidencialidad, responsabilidad, fiabilidad y atención al detalle.
Experiencia preferida
Se dará preferencia a candidatos con experiencia demostrada en:
- Administración de la atención sanitaria domiciliaria
- Servicios de cuidado personal
- Servicios financiados por Medicaid
- Procesamiento y preparación de nóminas
- Registro del tiempo por parte de los empleados
- Cumplimiento de empleados y seguimiento de credenciales
- Documentación sanitaria
- Administración de recursos humanos
- Ingreso de clientes
- Verificación Electrónica de Visitas (EVV) y sistemas de control de tiempo
- Auditorías sanitarias o cumplimiento normativo
- Mantenimiento de registros de empleados y clientes listos para auditoría
Perfil del candidato preferido
El candidato ideal tendrá entre 2 y 3+ años de experiencia administrativa directa en atención domiciliaria, con sólidos conocimientos de nóminas y cumplimiento, y será capaz de acceder al puesto con una formación mínima.
El candidato seleccionado debe ser capaz de mantener de forma independiente la preparación de nóminas, la documentación de empleados y clientes, el seguimiento de cumplimiento, los registros administrativos y la organización diaria de la oficina, trabajando estrechamente con la Dirección Ejecutiva y el Administrador en el Departamento de Planificación.
Silver Care busca a una persona que pueda hacerse cargo de la operación administrativa, identificar problemas antes de que se conviertan en preocupaciones operativas mayores, mantener una documentación precisa, cumplir plazos y garantizar que las responsabilidades administrativas importantes se cumplan de forma constante.
Expectativas de rendimiento
El Administrador de Atención Sanitaria a Domicilio será evaluado en:
- Precisión y puntualidad de la nómina
- Precisión en la revisión de la puntuación de los empleados
- Organización y completitud de los archivos de empleados
- Organización y exhaustividad de los registros de los clientes
- Cumplimiento y seguimiento de credenciales
- Mantenimiento de documentación lista para auditoría
- Precisión en la introducción de datos
- Cumplimiento de plazos administrativos
- Organización y flujo de trabajo de oficina
- Comunicación profesional
- Confidencialidad
- Asistencia y puntualidad
- Capacidad para trabajar de forma independiente
- Cumplimiento de las responsabilidades asignadas
- Capacidad para identificar y resolver problemas administrativos antes de que se conviertan en cuestiones operativas
- Colaboración con la programación, enfermería y liderazgo ejecutivo
- Capacidad general para mantener una oficina administrativa organizada y eficiente
Compensación: 22,00 $ - 25,00 $ la hora
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Carreras en atención sanitaria domiciliaria
Ayúdanos a cuidar de los demás
Silver Care busca personas que quieran cuidar genuinamente a los mayores y proporcionar todo lo necesario para ayudarles a vivir tranquilamente en casa. Para ser elegible para un empleo como cuidador, uno debe estar comprometido con nuestra causa y misión. Buscamos enfermeras registradas, auxiliares auxiliares (CNA), NA y PCA para atender las áreas de Hampton Roads y el condado de Southampton.
Sabes que tienes una forma especial de cuidar a los demás; quizá hayas sido cuidador familiar o simplemente quieras marcar la diferencia en la vida de una persona mayor. Comparte tus talentos y habilidades únicos para ayudar a las personas mayores a mantenerse independientes y vivir el estilo de vida que desean.
Como cuidador, puedes ofrecer servicios de cuidado personal y ayuda con actividades diarias como tareas ligeras del hogar, preparación de comidas y recados. Descubrirás una diferencia en ti mismo a medida que disfrutes:
- Una carrera profesional gratificante sin experiencia previa
- La confianza de un programa de formación integral
- Un sistema que te empareje con los clientes más compatibles
- La flexibilidad de horarios de día, tarde, noche y fines de semana
- Un entorno de trabajo acogedor y de apoyo
- Lo mejor de todo es formar parte de un equipo solidario y compasivo que ayuda a las personas mayores a mantenerse independientes
(si ya tienes un currículum en Indeed)
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